Skip to main content
Tycom Flow - Customer Service

Automated processing of customer orders.

AI analyses incoming orders, compares them with SAP master data and creates customer orders directly in the SAP standard. No media discontinuity - direct SAP navigation. Format and language-independent.

What is Tycom Flow for Customer Service?

Tycom Flow - Customer Service is a module of the Tycom Flow SaaS solution to the Automated processing of incoming customer orders directly in SAP. The module analyses orders using AI – regardless of format, language and structure – matches them with SAP master data and creates customer orders completely in the SAP standard. Without manual data entry, without media breaks. Automated order processing in SAP completely replaces the manual process.

SAP S/4HANA

SAP Cloud

PDF - E-Mail - Image

Initial situation

When orders slow down instead of flowing

Customer orders arrive via email, PDF, or image in varying formats, languages, and structures, meaning manual entry is time-consuming. Any input error costs even more.

Unstructured input formats

Orders arrive differently every time: as a PDF, email, or scanned document. Your manual data entry is prone to errors and doesn't scale.

High manual effort

The time-consuming and error-prone data entry slows down your employees and doesn't scale with increasing order volumes.

Incorrect master data delays the process

Incorrect or outdated customer data leads to queries and correction rounds, even though the correct data would be available in SAP.

Media break between document and SAP

Without end-to-end integration, the process stops before SAP and the final step, order creation, remains manual.

What this means

What your team gets out of it

Icon Laptop Gears

Manual entry is eliminated

Your staff have time for exceptions that require genuine attention, as orders that were previously captured manually are now processed automatically.

Icon Badge star quality

Better master data quality

Errors are detected before they reach the system. This reduces queries, corrections, and delays.

Thumps up icon

Full transparency in the process

Every step is traceable - with feedback and status feedback directly in SAP. No black box.

Tyrolit Logo

Tyrolit AG

From our own experience, we know that customer orders arrive in different formats, languages, and structures. For the Tyrolit AG Since the 2000s, we have evaluated various approaches to automate this process. None really worked until we built it directly into SAP ourselves.

With Over 30 years of SAP experience and knowledge from daily industrial business, Tycom Flow was born.

What works daily at Tyrolit, we are now making accessible to other SAP customers with Tycom Flow.

30+

Years of SAP in practical operation

20+

Years of practical experience with OCR & automation solutions

100%

SAP-native, no external layer

Daniel Testor, Cloud Architect Tycom

Daniel Testor

Cloud Architect

„Automation begins where systems understand content - not just read out fields.“

See for yourself – with your own data

Bring a real input invoice or customer order – we'll process it live in Tycom Flow. From detection and master data matching all the way to SAP posting. No sample data, no standard pitch.

Please suggest a suitable date – we'll then see if it works for both of us.

Frequently Asked Questions

Which document formats are supported?

PDF, email and image files. The AI analyses the content semantically - regardless of the format and without template training.

Die automatische Auftragserfassung in SAP kann auf verschiedene Arten funktionieren, typischerweise durch die Integration mit externen Systemen oder durch die Verwendung von automatisierten Prozessen innerhalb von SAP selbst. Hier sind die gängigsten Methoden: 1. **EDI (Electronic Data Interchange) – Elektronischer Datenaustausch:** * **Funktionsweise:** Dies ist die häufigste Methode. Bestellungen von Kunden werden in einem standardisierten elektronischen Format (z.B. EDIFACT, ANSI X12) an Ihr Unternehmen gesendet. SAP kann diese EDI-Nachrichten direkt empfangen. * **Prozess:** * Der Kunde sendet eine Bestellung (oft als Nachrichtentyp ORDERS) per EDI. * Ihr System oder ein EDI-Gateway empfängt diese Nachricht. * Ein Konvertierungsprozess wandelt die EDI-Nachricht in ein für SAP verständliches Format um. * SAP nutzt Standardfunktionalitäten oder kundenspezifische Programme (User Exits, Enhancement Spots), um die konvertierte Nachricht zu verarbeiten und daraus automatisch einen Kundenauftrag (z.B. Transaktion VA01) zu erstellen. * **Voraussetzungen:** Eine EDI-Schnittstelle muss eingerichtet und konfiguriert sein. Es müssen Zuordnungsregeln für die Felder zwischen dem EDI-Format und den SAP-Feldern definiert werden. 2. **IDoc (Intermediate Document) – Zwischenbeleg:** * **Funktionsweise:** IDocs sind die grundlegenden SAP-Objekte für den Datenaustausch, sowohl intern als auch extern. Wenn Sie EDI verwenden, werden die Daten oft zuerst in IDocs konvertiert, bevor sie in SAP verarbeitet werden. IDocs können aber auch manuell oder über andere Schnittstellen erstellt werden. * **Prozess:** Ähnlich wie bei EDI wird eine Nachricht (z.B. eine Bestellung) in ein IDoc-Format konvertiert. Dieses IDoc wird dann in SAP importiert. Ein sogenanntes "Process Code" (Verarbeitungscode) weist eine bestimmte Verarbeitungsroutine (Program) zu, die das IDoc liest und daraus einen Kundenauftrag in SAP erstellt. * **Voraussetzungen:** IDoc-Schnittstellen müssen konfiguriert sein, inklusive der Zuordnung von Partnerprofilen und Verarbeitungscodes. 3. **Web Services / APIs (Application Programming Interfaces):** * **Funktionsweise:** Moderne Schnittstellen, die eine direktere Kommunikation zwischen Systemen ermöglichen. Kunden oder Partnerunternehmen können über APIs direkt Bestellungen an Ihr SAP-System senden. * **Prozess:** * Das sendende System ruft eine vordefinierte SAP-API-Funktion (z.B. eine RFC-fähige Funktion oder einen Web-Service) auf und übergibt die Bestelldaten. * SAP verarbeitet die übergebenen Daten und erstellt den Kundenauftrag. * **Voraussetzungen:** Die entsprechenden Web Services oder RFC-Destinations müssen in SAP eingerichtet und die APIs müssen entwickelt oder konfiguriert sein. 4. **Direkte Dateiimporte / Batch-Input (BAPI, LSMW):** * **Funktionsweise:** Wenn Sie Bestellungen in Form von flachen Dateien (z.B. CSV, Textdateien) erhalten, können diese automatisiert in SAP eingelesen werden. * **Prozess:** * Die Bestelldaten werden in eine Datei exportiert (von einem externen System oder manuell vorbereitet). * Diese Datei wird in SAP hochgeladen. * Mittels Batch-Input (z.B. über Transaktionen wie SM35 oder kundeneigene Programme) oder über das Legacy System Migration Workbench (LSMW) werden die Daten aus der Datei gelesen und zur Erstellung von Kundenaufträgen verwendet. Bei neueren Implementierungen werden oft BAPIs (Business Application Programming Interfaces) genutzt, da diese robuster sind als klassisches Batch-Input. * **Voraussetzungen:** Die externen Systeme müssen in der Lage sein, Dateien in einem bestimmten Format zu generieren. Die SAP-Seite benötigt Programme oder Konfigurationen (LSMW), um diese Dateien zu verarbeiten. 5. **Vorgangsbezogene automatische Auftragserfassung (z.B. mit Variantenkonfiguration, BOMs):** * **Funktionsweise:** Dies bezieht sich eher auf die *automatisierte Detailerfassung* innerhalb eines Auftrags, nachdem dieser bereits manuell oder teilweise automatisiert erfasst wurde. * **Prozess:** * Wenn ein Kunde ein konfiguriertes Produkt bestellt, kann die Variantenkonfiguration (VC) automatisch die richtigen Merkmale und Werte zuweisen. * Strukturlisten (Bills of Material - BOMs) können automatisch Positionsartikel im Auftrag auffüllen, wenn ein Hauptartikel eingegeben wird. * Die Verfügbarkeitsprüfung (ATP-Prüfung) kann automatisch beim Anlegen des Auftrags erfolgen und Lagerbestände prüfen. * **Voraussetzungen:** Die entsprechenden SAP-Module (VC, PP, SD) müssen korrekt konfiguriert sein. **Allgemeine Voraussetzungen für die automatische Auftragserfassung:** * **Stammdatenpflege:** Korrekte und vollständige Kundenstammdaten, Artikelstammdaten, Konditionssätze (Preise, Rabatte) sind unerlässlich. * **Konfiguration von Regeln:** Zuordnungsregeln für Felder, Regeln für die Preisfindung, Regeln für die Bestandsführung, etc. müssen in SAP hinterlegt sein. * **Fehlerbehandlung und Monitoring:** Es muss ein Prozess geben, um fehlgeschlagene automatische Auftragserfassungen zu identifizieren, zu analysieren und zu beheben. Monitoring-Tools und Benachrichtigungen sind hier wichtig. * **Berechtigungen:** Die Benutzer oder Systembenutzerkonten, die die automatische Erfassung durchführen, benötigen die entsprechenden SAP-Berechtigungen. Die Wahl der Methode hängt stark von den Anforderungen des Unternehmens, der Art der eingehenden Bestellungen und den vorhandenen Systemen ab.

Tycom Flow reads incoming customer orders using AI and automatically captures orders in standard SAP — without manual retyping, without media breaks.

What happens if master data is missing or incorrect?

Tycom Flow recognises incorrect or outdated master data and recommends corrections - directly in SAP, before the order is created.

Which SAP standard is used for posting?

Customer orders are created directly in SAP standard, compatible with SAP S/4HANA and SAP Cloud.

How does this differ from the Accounts Payable module?

Tycom Flow - Customer Service processes incoming customer orders and creates customer orders. Tycom Flow - Accounts Payable processes incoming invoices and posts in SAP-FI.

Also interesting: Tycom Flow - Accounts Payable →