Die E-Rechnungspflicht kommt schneller, als viele österreichische Unternehmen glauben. Wer SAP im Einsatz hat und regelmäßig mit deutschen Geschäftspartnern arbeitet, steht bereits heute unter Handlungsdruck. Wer das Thema ignoriert, holt spätestens 2030 unter Zeitdruck nach. Dann wird die E-Rechnung EU-weit Pflicht.
Was die aktuelle Rechtslage konkret bedeutet, welche Formate relevant sind und was SAP-Anwender im Mittelstand jetzt vorbereiten sollten.
Was die E-Rechnungspflicht in Österreich aktuell bedeutet
Österreich hat bislang keine generelle B2B-E-Rechnungspflicht eingeführt. Verpflichtend ist die elektronische Rechnung hierzulande nur für Leistungen an den Bund und die öffentliche Verwaltung, das sogenannte B2G-Segment, abgewickelt über das ebInterface-Format.
Für den B2B-Bereich zwischen österreichischen Unternehmen gilt: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist weiterhin rechtlich zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
Das klingt nach Entwarnung. Es ist keine.
Deutschland hat die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze bereits ab 1. Januar 2025 eingeführt. Österreichische Unternehmen, die an deutsche Geschäftspartner liefern oder von deutschen Lieferanten beliefert werden, sind davon direkt betroffen, ob sie wollen oder nicht. Deutsche Unternehmen sind seit 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Viele bestehen zunehmend auch darauf, E-Rechnungen zu erhalten.
Auf EU-Ebene ist die Richtung eindeutig. Mit der ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age, EU 2025/516) wird die E-Rechnung ab 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU verpflichtend. Für rein nationale Pflichten hat sich schon früher etwas verschoben: Seit April 2025 dürfen EU-Mitgliedsstaaten eine inländische B2B-Pflicht ohne Genehmigung aus Brüssel einführen. Deutschland hat genau das getan. Österreich könnte jederzeit nachziehen, hat sich bislang aber auf kein Datum festgelegt. Fachlich erwartet wird ein nationaler Schritt im Fenster zwischen 2028 und 2030.
Die deutschen Übergangsfristen: relevant für österreichische SAP-Anwender
Wer mit deutschen Partnern arbeitet, sollte die deutschen Fristen kennen:
Ab 1. Januar 2025: Alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen empfangen können. Österreichische Lieferanten, die an deutsche Unternehmen fakturieren, sollten strukturierte Formate vorbereiten.
Bis 31. Dezember 2026: Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
Bis 31. Dezember 2027: Für Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro weiterhin Übergangsregelung möglich.
Ab 1. Januar 2028: Vollständige E-Rechnungspflicht für alle deutschen B2B-Umsätze ohne Ausnahme.
Das Zeitfenster für eine ruhige, gut geplante Umstellung schließt sich in den nächsten zwei Jahren.
Welche Formate SAP unterstützen muss: XRechnung und ZUGFeRD
Zwei Formate dominieren den deutschsprachigen Raum. Ein SAP-System muss beide verarbeiten können.
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Es enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten, keine für den Menschen lesbare Darstellung. In Deutschland ist es der Standard für die öffentliche Verwaltung und setzt sich zunehmend auch im B2B-Bereich durch.
ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Für den Empfänger ist das komfortabler, weil die Rechnung ohne Spezialsoftware lesbar bleibt und trotzdem maschinell verarbeitet werden kann.
Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und sind damit ViDA-konform. Wer viel mit deutschen Partnern fakturiert, findet in ZUGFeRD oft den pragmatischeren Einstieg, weil es den Übergang von PDF-basierten Prozessen erleichtert. Für Rechnungen an den österreichischen Bund bleibt dagegen ebInterface das Pflichtformat, und für den grenzüberschreitenden Austausch gewinnt Peppol mit UBL an Bedeutung.
Und noch etwas Wichtiges: Eine einfache PDF-Rechnung gilt in Deutschland seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn, egal wie sie versendet wird.
Warum SAP-Standard alleine nicht ausreicht
SAP kann E-Rechnungen empfangen. Das ist die gute Nachricht. Die weniger gute: Empfangen ist nicht dasselbe wie verarbeiten.
Im SAP-Standard fehlt die vollautomatische Verknüpfung zwischen dem eingehenden Dokument und den nachgelagerten ERP-Prozessen. Das System liest das XML ein. Aber Lieferantenabgleich, Kontierung, der 3-Way-Match gegen Bestellung und Wareneingang und die abschließende SAP-FI-Buchung bleiben manuelle oder halbautomatische Schritte.
Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen oder vielen verschiedenen Lieferanten ist das kein tragfähiger Zustand, weder heute noch 2028, wenn die Volumina weiter steigen.
Die E-Rechnungspflicht ist deshalb nicht nur ein Compliance-Thema. Sie ist der richtige Moment, den gesamten Eingangsrechnungsprozess in SAP neu zu denken.
Was Mittelständler in Österreich jetzt konkret vorbereiten sollten
Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Wie gehen Eingangsrechnungen aktuell ein, welche Lieferanten und Kunden sitzen in Deutschland oder anderen EU-Märkten, und kann das bestehende SAP-System XRechnung und ZUGFeRD überhaupt empfangen?
Danach kommt die eigentliche Frage, nämlich die nach der Prozesstiefe. Wer jetzt investiert, sollte nicht bei der reinen Compliance stehen bleiben, sondern den kompletten Weg von der Rechnungserfassung bis zur SAP-FI-Buchung absichern.
Und wer bereits auf S/4HANA ist oder dorthin migriert, sollte klassische Add-On-Lösungen kritisch prüfen. Viele davon wurden für ältere SAP-Architekturen gebaut und bringen genau den Medienbruch mit, den man eigentlich loswerden möchte.
