Success Story

Wie Tyrolit Kundenaufträge mit Tycom Flow automatisiert

Die Success Story zeigt, wie Tyrolit Tycom Flow – Customer Service im Produktivbetrieb einsetzt, welche Ergebnisse gemessen werden und wie sich die Arbeit im Customer Service verändert hat.

Ergebnisse ansehen

Ergebnisse auf einen Blick

Automatisierungsgrad

55%

der Aufträge ohne manuelle Änderung bis SAP verarbeitet

Erkennungsqualität

96,9%

korrekt erkannte und zugeordnete Felder

Skalierungspotenzial

~100.000

anzulegende Aufträge pro Jahr bei vollem Roll-out.
Aktuell ca. 130 Aufträge / Tag.

Time-to-Value

6 Wochen

vom Projektstart bis zum Go-Live

Der Projekterfolg

Ergebnisse aus dem Tyrolit Produktivbetrieb

Im Fokus stehen rund 100.000 anzulegende Kundenaufträge pro Jahr, die mittelfristig vollständig mit Tycom Flow automatisiert werden sollen und in unterschiedlichen Formaten eingehen. Mit Tycom Flow werden die relevanten Bestelldaten automatisch erkannt, anhand vorhandener SAP-Daten validiert und für die weitere Auftragsverarbeitung bereitgestellt.

Seit der Einführung müssen die Mitarbeitenden nicht mehr jeden Auftrag vollständig manuell erfassen. Sie konzentrieren sich auf Abweichungen, unvollständige Angaben und fachlich anspruchsvolle Ausnahmefälle.
Aktuell erreichen rund 55 % der eingehenden Aufträge ohne manuelle Änderung das SAP-System. Als automatisiert zählt dabei ausschließlich ein Auftrag, bei dem kein einziges Feld manuell angepasst wurde – schon eine geänderte Angabe, etwa ein von Tyrolit bewusst optimiertes Lieferdatum, zählt als manuell bearbeitet.

Das Projekt zeigt, wie sich ein klar abgegrenzter AI-Use-Case direkt in eine bestehende SAP-Landschaft integrieren und anhand operativer Kennzahlen bewerten lässt. Der Nutzen entsteht dabei nicht durch eine isolierte KI-Anwendung, sondern durch das Zusammenspiel aus Dokumentenverständnis, SAP-Stammdaten, Geschäftsregeln und fachlicher Kontrolle.

Mehr über Tycom Flow – Customer Service Modul erfahren

Projektsteckbrief

Das Tyrolit Projekt im Überblick

Unternehmen

Tyrolit Gruppe
Lösung

Tycom Flow – Customer Service
SAP Landschaft

SAP S/4HANA 2023
Eingangskanäle

E-Mail und manueller Upload
(E-Mail-Texte, PDF, Excel/Tabellen, Bilder u.a.)
Projektlaufzeit

6 Wochen bis Go-Live
Go-Live

Mitte August 2026
Projektumfang

Produktiv: DK, UK, US, HU, BR, CA, PL
In Planung: DE, AT, FI, SE, NO, EE, IT, FR, BE, CZ, CN, ES, PT, UAE, IN, JP, KR
(Stand Sep 2026)

Ausgangslage

Die Ausgangslage bei Tyrolit

Im Customer Service von Tyrolit müssen zahlreiche Informationen aus Kundenbestellungen vollständig und korrekt in SAP vorliegen. Unterschiedliche Formate, kundenspezifische Angaben und wiederkehrende Dateneingaben machten die Bearbeitung aufwendig und erschwerten die Skalierung bei wachsendem Volumen.

Vor der Einführung von Tycom Flow wurden die relevanten Daten überwiegend manuell übernommen. Insbesondere Konsignationsentnahmen und -beschickungen sowie Umarbeitungsaufträge verursachten zusätzliche Prüfungen, Rückfragen und Korrekturen.

Manuelle Erfassung

Auftragsdaten mussten überwiegend aus den eingehenden Dokumenten übernommen und in SAP erfasst werden.

Viele Dokumentvarianten

Bestellungen trafen über Mail (intern wie extern) in verschiedenen Formaten – reine Mailtexte, PDF, Tabellen und Bilder – mit unterschiedlichen Strukturen, Sprachen und Positionstabellen ein.

Aufwendige Prüfungen

Artikel, Mengen, Preise, Liefertermine und kundenspezifische Stammdaten mussten vor der Anlage kontrolliert werden.

Projektziele

Ziele des Tyrolit Projekts

Tyrolit wollte die Auftragserfassung beschleunigen und den Prozess gezielt weiterentwickeln. Wiederkehrende und eindeutig prüfbare Tätigkeiten sollten automatisiert werden. Bei unklaren oder geschäftskritischen Angaben sollte die Entscheidung weiterhin beim zuständigen Mitarbeiter bleiben.

Wesentlich war außerdem, dass sich die Lösung direkt in den bestehenden SAP-Prozess einfügt. Der Fachbereich sollte weder mit einem zusätzlichen Inselsystem arbeiten noch Daten zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen müssen.

Manuelle Dateneingaben reduzieren
Aufträge schneller in SAP bereitstellen
Übertragungsfehler vermeiden
Auftragsspitzen besser bewältigen
Ausnahmefälle transparent bearbeiten
Basis für weitere AI-Use-Cases schaffen

Prozess bei Tyrolit

Umsetzung des Prozesses bei Tyrolit

Im Projekt wurde der Weg vom Eingang einer Kundenbestellung bis zur Verarbeitung in SAP anhand realer Tyrolit-Dokumente und bekannter Ausnahmefälle umgesetzt. Die folgenden Schritte beschreiben den projektspezifischen Ablauf. Die allgemeine Funktionsweise erläutert die Tycom Flow-Produktseite.

Dokument verstehen

Die KI interpretiert Bestellungen aus unterschiedlichen Kanälen unabhängig von Format, Struktur und Sprache und erkennt die relevanten Auftragsinformationen.

Daten validieren

Kunden, Materialien, Mengen, Preise und weitere Angaben werden mit den vorhandenen SAP-Stamm- und -Transaktionsdaten abgeglichen.

Ausnahmen prüfen

Nicht eindeutige oder abweichende Angaben werden markiert. Mitarbeitende bearbeiten gezielt nur jene Positionen, bei denen fachliche Kontrolle nötig ist.

Auftrag anlegen

Für jede Entscheidung werden die zugrunde liegenden Hinweise offengelegt und mit einem Konfidenzwert versehen. Ab einer konfigurierbaren Schwelle werden erfolgreich klassifizierte Bestellungen automatisiert im SAP-System angelegt.

Umsetzung

Die Umsetzung im Tyrolit Produktivbetrieb

Zu Beginn analysierten Tyrolit und Tycom typische Dokumentvarianten, relevante Datenfelder, bekannte Abweichungen und die benötigten SAP Informationen. Dabei wurden bewusst nicht nur ideale Standardfälle betrachtet.

Mehrseitige Bestellungen, unterschiedliche Tabellenstrukturen, kundenspezifische Artikelnummern und unvollständige Angaben flossen in Tests und Optimierung ein.

1 – Prozessanalyse

Dokumentwege, manuelle Schritte, Prüflogik und Ausnahmefälle aufnehmen.
2 – Daten und Regeln

Relevante Felder, SAP Stammdaten und geschäftliche Validierungen festlegen.
3 – Integration und Test

Tycom Flow an SAP S/4HANA anbinden und mit realen Kundenaufträgen testen.
4 – Fachliche Validierung

Ergebnisse gemeinsam mit dem Customer Service prüfen und Regeln gezielt nachschärfen.
5 – Go-Live

Produktivsetzung für die ersten Verkaufsorganisationen nach sechswöchiger Testphase – trotz Urlaubsphase und mit Ergebnissen deutlich über den Erwartungen.

Gemessene Wirkung

Ergebnisse nach dem Go-Live

Seit dem Produktivstart Mitte August 2026 hat Tycom Flow bei Tyrolit bereits rund 1.000 Kundenaufträge verarbeitet – aktuell kommen rund 130 Aufträge pro Tag hinzu, mit wöchentlich steigender Tendenz.

Rund 55 % davon werden vollautomatisiert bis in SAP verarbeitet. Bei den übrigen rund 45 % ist mindestens eine manuelle Anpassung erforderlich; bereits eine einzige geänderte Feldangabe zählt dabei als manuell bearbeitet.

Die Erkennungsqualität liegt aktuell bei rund 96 % auf Kopf- und 96,9 % auf Positionsebene. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit je Dokument sank von rund vier Minuten auf etwa 20 Sekunden. Der Customer Service konzentriert sich seither auf Prüftätigkeiten und gezielte Einzelanpassungen statt auf das Abtippen von Daten.

Kennzahl	Vorher	Mit Tycom Flow
Bearbeitungszeit pro Auftrag	ca. 4 Min.	ca. 20 Sek.
Automatisierte Aufträge	0 %	55 %
Aufträge mit manueller Anpassung	100 %	45 %
Messzeitraum	Mitte Aug. 2026	laufend (Stand: Sept. 2026)

Wirtschaftlicher Nutzen

Wirtschaftliches Einsparpotenzial

Über die Zeitersparnis hinaus lässt sich der Nutzen wirtschaftlich einordnen. Die folgende, bewusst konservative Hochrechnung überträgt die gemessene Bearbeitungszeit (rund vier Minuten auf etwa 20 Sekunden je Auftrag) auf das Zielvolumen bei vollem Roll-out.

Berechnungsannahmen: 100.000 anzulegende Aufträge pro Jahr bei vollständigem Roll-out, durchschnittliche Zeitersparnis von 3 Minuten und 40 Sekunden je Auftrag, Vollkostensatz von 50 Euro pro Stunde und Realisierungsgrad von 85 Prozent. Die Hochrechnung beschreibt ein rechnerisches Potenzial und keine bereits realisierte Kosteneinsparung.

HOCHRECHNUNG · VOLLER ROLL-OUT

Rund 100.000 Aufträge pro Jahr

Berechnungsbasis für den geplanten Vollausbau

Zeitersparnis je Auftrag ca. 3 Min. 40 Sek.

Freigesetzte Kapazität (brutto) ~6.100 Std./Jahr

Realistisch nutzbar (85 %) ~5.200 Std./Jahr

Rechnerisches Einsparpotenzial

~360.000 €/Jahr

bei 50 €/h Vollkostensatz · entspricht rechnerisch rund drei Vollzeitkräften

Veränderung im Arbeitsalltag

Der Customer Service bearbeitet Ausnahmen statt Daten abzutippen

Die Automatisierung verändert nicht nur Kennzahlen. Wiederkehrende Erfassungsaufgaben werden von Tycom Flow übernommen. Mitarbeitende prüfen vor allem Fälle, bei denen Angaben fehlen, nicht eindeutig sind oder von den hinterlegten SAP-Daten abweichen.

Heute konzentriert sich das Team auf:

Fachliche Klärung unvollständiger oder widersprüchlicher Angaben
Kundenbezogene Entscheidungen und Rückfragen
Gezielte Pflege relevanter Stamm und Prozessdaten
Kontrolle geschäftskritischer Ausnahmen
Nutzung der direkten SAP-Navigation und der sehr guten Felderkennung – auch bei benutzerdefinierten Feldern wie US-Speditionsnummern

Stimme aus dem Customer Service

„Vor Tycom Flow haben unsere Teams viele Stunden mit der manuellen Auftragsbearbeitung verbracht. Heute übernehmen OCR und KI einen Großteil dieser Arbeit, erhöhen die Genauigkeit und sparen uns wertvolle Zeit. So können wir uns stärker auf unsere Kunden konzentrieren und verbringen weniger Zeit mit administrativen Aufgaben.“

Global Head of Customer Care, Tyrolit Group

Ausnahmen im Betrieb

Fachliche Prüfung von Ausnahmefällen

Tycom Flow automatisiert klar definierte Prozessschritte und nutzt SAP-Daten zur Validierung. Unsichere oder geschäftskritische Fälle bleiben transparent und werden durch den Fachbereich geprüft.

Damit ist die Auftragserfassung ein messbarer KI-Use-Case im bestehenden SAP-Prozess. Erkennungsqualität, Ausnahmequote und Business Impact lassen sich getrennt bewerten.

Human in the loop
Automatisierung mit gezielter Kontrolle von Abweichungen.
Messbare Qualität
Erkennungs- und Automatisierungsrate werden laufend bewertet.
SAP integriert
Keine isolierte KI-Anwendung neben dem operativen Prozess.
Erweiterbar
Übertragbar auf weitere Dokumentvarianten und Prozesse.

Erfolgsfaktoren und Learnings

Learnings aus dem Tyrolit Projekt

Für einen hohen Automatisierungsgrad reichte Dokumentenerkennung allein nicht aus. Im Projekt waren das Zusammenspiel aus realen Auftragsvarianten, Stammdatenqualität, Geschäftsregeln, SAP-Integration und fachlicher Kontrolle entscheidend.

Fachbereich früh einbinden

Reale Dokumentvarianten und bekannte Ausnahmefälle flossen von Beginn an in die Umsetzung ein.

SAP-Daten mitdenken

Dokumentenerkennung und Stammdatenvalidierung wurden als gemeinsamer Prozess konzipiert.

Automatisierungsgrad richtig einordnen

Eine korrekt erkannte Bestellung, bei der Tyrolit bewusst ein optimiertes Lieferdatum setzt, zählt in der Statistik als manuell. Die ausgewiesene Automatisierungsquote bildet damit bewusst nur vollständig unveränderte Aufträge ab.

Der Ausblick

Eine Grundlage für weitere Dokumentprozesse

Die im Projekt geschaffene Grundlage kann künftig für weitere Länder, Gesellschaften und Dokumentarten genutzt werden. Geplant ist der schrittweise Roll-out auf die geplanten Länder (u. a. DE, AT, FI, SE, NO, EE, IT, FR, BE, CZ, CN, ES, PT, UAE, IN, JP, KR) mit dem Ziel von rund 400 Aufträgen pro Tag bzw. rund 100.000 Aufträgen pro Jahr.

Damit schafft Tyrolit die Voraussetzung, weitere dokumentenbasierte Prozesse intelligent zu automatisieren und die bestehende SAP-Landschaft gezielt um AI-gestützte Funktionen zu ergänzen.

Mehr zu Tycom Flow Accounts Payable

Daniel Testor

Cloud Architect

„Automatisierung beginnt dort, wo Systeme Inhalte verstehen – nicht nur Felder auslesen.“

Tycom Flow mit eigenen Bestellungen testen

Bringen Sie eine echte Kundenbestellung mit. Wir zeigen Ihnen live, wie Tycom Flow die Daten erkennt, mit SAP abgleicht und für die Auftragsanlage vorbereitet.

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Häufige Fragen zur Tyrolit Success Story

Welche Kundenaufträge wurden für die Auswertung berücksichtigt?

Ausgewertet wurden rund 1.000 produktive Kundenaufträge aus DK, UK, US, HU, BR, CA und PL im Zeitraum seit dem Produktivstart Mitte August 2026.

Welcher Automatisierungsgrad wurde bei Tyrolit erreicht?

Im betrachteten Zeitraum wurden 55 % der einbezogenen Kundenaufträge automatisiert verarbeitet. Als automatisiert gilt ausschließlich ein Auftrag, bei dem bis zur Übergabe an SAP kein Feld manuell angepasst wurde. Bereits eine einzige Änderung führt dazu, dass der Auftrag als manuell bearbeitet gezählt wird.

Wie wurde die Veränderung der Bearbeitungszeit gemessen?

Verglichen wurde die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Auftrag vor und nach dem Go live auf Basis von internen Messungen, Gesprächen mit Mitarbeitenden sowie Abstimmungen mit einem externen Partner.

Welche Fälle prüft der Customer Service weiterhin manuell?

Manuell geprüft werden abweichende oder unvollständige Angaben, fehlerhafte Daten auf der Bestellung sowie von Tyrolit angepasste Liefertermine. Tycom Flow macht diese Fälle sichtbar und übergibt sie gezielt an den Fachbereich.

Welche Bereiche waren am Tyrolit Projekt beteiligt?

Der Projektumfang umfasste den Customer Service der produktiven Verkaufsorganisationen sowie die SAP-S/4HANA-Umgebung.

Wie lange dauerte die Einführung bei Tyrolit?

Vom Projektstart bis zum Go-Live vergingen sechs Wochen. Die Testphase begann Anfang Juli 2026, der Produktivstart erfolgte Mitte August 2026. Der Umfang umfasste die ersten produktiven Verkaufsorganisationen (u. a. DK, UK, US).

Die Auswertung berücksichtigt den Produktivbetrieb seit Mitte August 2026 mit Stand September 2026.